การนำเข้าข้อมูลเงินเดือน (Import Payroll)

หากท่านมีข้อมูลเงินเดือนพนักงานอยู่แล้ว สามารถนำเข้า (Import) ข้อมูลการทำเงินเดือนได้เลย

ใน Payroll items ของระบบ OneDee มีรายการอยู่ 4 รูปแบบคือ

• Incomes (Bonus, Overtime, Salary)

• Deductions (Absence, Late)

• Benefits

• Welfares (Social Security)

หากท่านมีข้อมูลแต่ละส่วนนอกเหนือจากนี้ เช่น ค่าคอมมิชชั่น ค่าบำรุงอุปกรณ์ หรือค่าอาหารกลางวัน สามารถทำตามขั้นตอน ดังนี้

1. คลิกเมนู Payroll Item

• เลือกข้อมูลในส่วนที่ท่านต้องการเพิ่มเติม เช่น ค่าคอมมิชชั่น โดยเลือกรายรับ Incomes

• คลิก New Income เพื่อสร้าง Item (ตัวอย่าง: ค่าคอมมิชชั่น)

• ตั้งชื่อ Item แล้วคลิก Create

2. คลิกเมนู Position

• คลิก Position ที่ต้องการเพิ่ม Item ที่สร้างจากขั้นตอนที่ 1

• เมื่อคลิก Position แล้ว ให้คลิกแถบ Payroll Item

• คลิก Add Income หรือ Add ตามประเภท Item ที่ท่านสร้างจากขั้นตอนที่ 1 (เช่น สร้าง Deduction ในขั้นตอนนี้ให้เลือก Add Deduction เป็นต้น)

• เลือก Item แล้วคลิก Create เพื่อเพิ่ม Item ใน Position

3. คลิกเมนู Payroll

• คลิก Payroll Templates

• เลือก Payroll Template ที่ต้องการ

• เลือก Template การออกเงินเดือนที่ท่านต้องการ Import ข้อมูล โดยสถานะของ Template นั้นๆต้องเป็นสถานะ Draf หรือ ร่าง

• เมื่อเข้ามายังหน้าการออกเงินเดือนแล้ว ให้คลิกปุ่ม Set Payroll Period

• คลิกปุ่ม ซิงค์ข้อมูลใหม่ เพื่ออัพเดต Item ที่เพิ่มเข้าใน Position จากขั้นตอนที่ 2

• เมื่อซิงค์ข้อมูลแล้ว ให้คลิกปุ่ม Import

• คลิก ดาวน์โหลดได้ที่นี่ เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ Excel Template ที่จะใช้ในการกรอกข้อมูล Import

ไฟล์นี้เป็นไฟล์นามสกุล .csv ซึ่งการ Import ข้อมูลจะต้องใช้ไฟล์นามสกุล .csv เท่านั้น

• เมื่อดาวน์โหลดไฟล์เสร็จแล้วให้กรอกข้อมูลตามช่อง โดยข้อมูลที่สำคัญที่ใช้ในการ Import คือ Employee code หรือ รหัสพนักงาน ซึ่งจะต้องตรงกับในระบบหน้าเว็บ OneDee

• หากช่องไหนไม่มีข้อมูลให้ใส่ 0 เสมอ

• เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จแล้ว ให้กด Save ไฟล์เป็น .csv

ขั้นตอนการ Import ไฟล์

• กลับมายังหน้าเว็บ OneDee ให้คลิกปุ่ม Select File แล้วเลือกไฟล์ที่กรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

• คลิก ยืนยัน

• เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ให้กด Save ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (สำคัญ)